午安,同工 · Day 276 · 單元 10 專業、行政與卓越

用自動化減少重複工作

每週手動貼一次的那件事,值得花一小時一次解決。

今日不翻車

箴言用螞蟻作例子:沒有元帥,沒有官長,尚且在夏天預備食物。牠們靠的是機制,不是有人在旁邊一直催。服事裡有大量重複動作:每週貼公告、每月對名單、每次活動發提醒。這些不需要靠意志力,值得用範本、表單、排程接住,把人力留給真正需要判斷的事。機制的好處是它不會累,也不會因為那週特別忙就忘記。

聖經怎麼說

箴言 6:7-8 螞蟻沒有元帥,沒有官長,沒有君王,尚且在夏天預備食物,在收割時聚斂糧食。

翻車現場

行政同工佩君每週日晚上要把下週服事表貼到六個群組,常常貼到十一點,偶爾還會漏一個。她花了一個下午整理:服事表改成固定格式,六個群組建成一份發送清單,訊息改用排程。現在她週五就排好,週日晚上不必再開電腦。第一個月她仍然每次都親自檢查一遍,確定格式沒跑掉才放手。省下來的時間,她拿去打三通關心的電話。

到底翻在哪裡

佩君省下的不只是時間,是週日晚上那段本來會被佔住的注意力。判斷哪些事該自動化有個簡單標準:同一個動作每月做四次以上,而且每次做法一樣,就值得處理。要留意的是自動化會放大錯誤,一個錯字會準時錯六個群組,所以第一次排程後要親自檢查一輪,並保留一個人工確認的關卡。自動化要接手的是重複,不是判斷。

今天這樣做

今天列出每月重複四次以上的動作,挑一件改成範本或排程。

先別急著說阿們

我每週花在重複張貼上的時間,加起來是多少?

一起禱告

主啊,讓我把力氣留給需要用心的事,不被重複的動作耗盡。阿們。